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Il Web 2.0 e le innovative soluzioni IBM Lotus Software

La globalizzazione sta cambiando le dinamiche dei rapporti business-critical accelerando sempre più il passaggio ad un concetto di lavoro virtuale. Le organizzazioni sono sempre più strutture "composite": gruppi di lavoro e comunità che si vanno costituendo per progetti specifici ed operano magari da più sedi distribuite in aree geografiche sempre più ampie, in paesi o società diverse. Le persone lavorano sempre più in progetti con un numero mutevole e crescente di colleghi, clienti e partner molti dei quali mai incontrati prima.

Organizzazioni dinamiche e distribuite
In seguito a riorganizzazioni, acquisizioni e fusioni, è fin troppo facile perdere il contatto con i colleghi che possiedono le migliori conoscenze. Diventa una sfida accettare nuove assegnazioni ed adattarsi a più ampi confini organizzativi. Per di più, forme di partnership e di outsourcing rendono questi confini ancora più labili. La gente entra ed esce dai vari team di progetto che si costituiscono per indirizzare urgenti problematiche di business e che poi si sciolgono a completamento del lavoro. Le aziende beneficiano di tutto questo perchè riescono così ad utilizzare in modo ottimale le risorse chiave e ad aumentare la flessibilità operativa. Le singole persone, d'altra parte, beneficiano delle nuove opportunità per crescere professionalmente anche se questo processo è condizionato dalla reale disponibilità delle risorse di cui hanno bisogno per completare il proprio lavoro efficacemente.

Nuove tecnologie Internet ed utenti esperti
Nuovi approcci tecnologici – spesso referenziati genericamente come modelli del Web 2.0 – stanno semplificando l'adozione di forme di collaborazione e comunicazione online. Queste nuove tecnologie aumentano la produttività aiutando le persone ad acquisire, condividere e riutilizzare esperienze di lavoro (come workflow di progetto) e mettendo a loro disposizione la scelta più ampia possibile di supporti e servizi: ad esempio, messaging di tipo istantaneo, conferenze Web e strumenti interattivi di collaborazione per il lavoro di team.

Questi nuovi modelli forniscono le basi per forme ancora più efficaci di collaborazione che gli stessi utenti – in modo molto spesso informale – possono potenziare ed affinare nella misura in cui si evolvono le loro esigenze.

Inoltre, la generale sempre maggiore dimestichezza nell'utilizzo quotidiano di Internet ed il progressivo rinnovamento generazionale sta avendo un impatto organizzativo non più trascurabile: nell'assumere nuova forza lavoro, infatti, le organizzazioni hanno a disposizione, oggi giorno, una base di potenziali dipendenti che non soltanto è più che abile con i vari tool basati su Web ma si aspetta anche di poterli utilizzare nelle proprie attività lavorative. Le aziende e le amministrazioni, quindi, devono essere sempre più preparate ad implementare e supportare architetture IT decentralizzate che consentano al personale di utilizzare con maggior facilità sia gli esistenti che gli emergenti servizi Web nelle loro abituali attività di business.

La sfida di aggiungere nuove capacità di collaborazione
In molte organizzazioni, sempre più persone hanno già accesso ad una vasta gamma di strumenti in grado di migliorarne produttività, comunicazione e capacità di collaborazione: fra questi, applicazioni aziendali, tool per la gestione dei contenuti, ambienti di lavoro condivisi, posta elettronica, conferenze Web e servizi di messaggistica istantanea.

Quello che molte aziende ancora non hanno, è un modo semplice per organizzare e gestire le informazioni connesse ad ogni specifica attività.

Fonti di contenuti sempre più distribuite e ridondanza di sistemi


I contenuti aziendali sono dispersi su un vasto numero di differenti piattaforme tecnologiche, non tutte gestite dall'IT.

Invece di migliorare la produttività, l'aggiunta di tool e di sistemi può generare soltanto un sovraccarico di informazioni. Paradossalmente, nella misura in cui vengono implementate sempre più interfacce utente per aiutare a meglio organizzare il lavoro all'interno dei diversi processi aziendali, diviene sempre più difficile per le persone trovare rapidamente ciò di cui hanno realmente bisogno.

Non è certo raro per un dipendente avere diverse applicazioni attive sul proprio desktop soltanto per completare una singola attività. Per di più, c'è anche ridondanza di sistemi. Per esempio, un partecipante ad un team di lavoro potrebbe ricevere più messaggi associati allo stesso evento attraverso e-mail, voicemail e fax.

Inoltre, l'adozione fatta in modo estemporaneo ed incrementale di diversi e scarsamente integrati tool di collaborazione, può generare problematiche di sicurezza e conformità costose da gestire, in grado di minacciare la stessa disponibilità dell'intero sistema. IBM Lotus Software offre soluzioni per la collaborazione che migliorano il modo con cui le persone entrano in contatto e possono comunicare fra di loro e incoraggiano la condivisione di informazioni "chiave".

Problematiche di sicurezza e disponibilità dei sistemi
La sicurezza è davvero un problema critico quando si vogliono condividere conoscenze. Tool di collaborazione sono facilmente disponibili tramite Internet, e un numero crescente di persone è a proprio agio nello scaricarli ed utilizzarli mentre, a livello dipartimentale, si continuano invece ad acquisire soluzioni specifiche.

Strumenti software così poco integrati e, molto spesso, duplicati possono creare, se localmente adottati, problemi di non conformità con le policy aziendali in fatto di sicurezza, conservazione e auditing.

Una volta introdotte, queste soluzioni possono essere costose da rimuovere, influenzando le policy dell'IT centrale e le architetture di sistema e rendendo difficile all'IT rafforzare le disposizioni in fatto di sicurezza se non, in casi estremi, gestire la disponibilità delle informazioni dell'intero sistema.

IBM: per un accesso integrato ad idee, competenze ed informazioni
Le soluzioni di collaborazione di IBM Lotus Software aiutano a mettere in contatto persone sia all'interno che all'esterno di una organizzazione.

Le capacità che più contribuiscono a far lavorare le persone in modo più intelligente e veloce sono quelle di e-mail, calendario e schedulazioni di gruppo, messaggistica istantanea, conferenze via voce e Web, workflow, nonchè strumenti per il lavoro di team basati sul concetto di attività e telefonia integrata Internet Protocol (IP).

Per una più rapida ricerca e condivisione di conoscenze, IBM offre funzionalità di "social computing" come il "social bookmarking", profili e comunità, così come innovativi strumenti di collaborazione informali quali wiki e blog.

Poichè la piattaforma di collaborazione IBM Lotus Software è costruita su standard aperti, sarete sempre in grado di integrare capacità "pronte all'uso" oppure personalizzarle in tutta semplicità, aggiungendo capacità "sociali" di comunicazione alle esistenti pagine Web, per indirizzare la molteplicità di esigenze degli utenti e i loro modelli di lavoro preferiti.

Non si tratta altro che abilitare le persone a lavorare nel modo preferito, con validi tool di collaborazione a loro disposizione, capitalizzando gli investimenti IT che avete già fatto.

Aumentare la produttività garantendo accesso ad informazioni facilmente fruibili
Le soluzioni IBM Lotus Software per la collaborazione favoriscono i contatti fra le diverse persone e facilitano l'accesso a informazioni e alle applicazioni che le stesse devono utilizzare nel contesto delle proprie attività correnti. Grazie ad una perfetta integrazione, diventa semplice mantenere sotto controllo – in un'unica area di lavoro – tutti i flussi informativi che spaziano dall'inbox della posta elettronica ai feed in formato RSS, dalle applicazioni legacy agli spazi di lavoro informali come i blog e i wiki.

Funzionalità integrate per la collaborazione in tempo reale a misura di utente finale
Per riuscire a ricavare pieno vantaggio dai vari tool di collaborazione è sempre più importante poterne disporre in modo semplice, facilmente comprensibile, integrato e personalizzabile per riflettere le più differenti modalità di utilizzo.

Le principali soluzioni IBM per l'e-mail, il calendario, la gestione contatti e la messaggistica istantanea sono state potenziate in modo significativo per meglio supportare forme contestuali di collaborazione. Questo significa che le persone possono trovare e processare informazioni più rapidamente e facilmente, con un accesso sempre disponibile a capacità di comunicazione integrate nel contesto delle attività che devono essere eseguite.

Ad esempio, in presenza del nome di una persona, è possibile vedere se quella persona è disponibile online oppure no e così scegliere se dare inizio ad una conversazione via chat oppure indirizzarle una e-mail. Inoltre, è anche possibile chiamare quella persona utilizzando le funzioni vocali di Voice over IP (VoIP) oppure utilizzare un telefono abilitato IP.

Le nuove funzionalità integrate per il controllo ortografico e l'accesso istantaneo ai biglietti da visita dei singoli contatti, consentono di velocizzare ulteriormente il completamento delle differenti attività.

Contenuti connessi con i propri progetti
Le caselle di posta elettronica possono riempirsi rapidamente se i tool di collaborazione non sono integrati con i vari processi aziendali. Ad esempio, risulta sicuramente dispersivo e non produttivo selezionare e filtrare e-mail da un lungo elenco, passare in rassegna diverse cartelle di file e verificare la storia delle voicemail e delle chat, quando deve essere presa una decisione. Le persone hanno bisogno di potersi collegare in modo semplice e veloce alle più disparate fonti di informazioni collegate ad un processo o ad un progetto.

Con le soluzioni IBM Lotus Software per la collaborazione, invece, diventa possibile adottare un modello di lavoro basato proprio sulle varie attività, indipendentemente dagli strumenti utilizzati per svolgere singoli compiti. Grazie a funzionalità di tagging, infatti, basta etichettare opportunamente contenuti specifici rilevanti per un particolare progetto – e-mail, messaggi e documenti – per poterli poi recuperare velocemente appena necessario.

In questo modo, visualizzando le informazioni classificate per singole attività, gli utenti possono avere una visione completa e contestuale del proprio progetto, tutto all'interno di una singola area di lavoro. Non è più necessario passare continuamente ad altre applicazioni per eseguire i task di progetto o ricercare una e-mail con le informazioni di cui si ha bisogno, secondo un modello molto più ergonomico orientato alle reali necessità di utilizzo.

Applicazioni composite
Per semplificare l'utilizzo, ridurre la manutenzione e la complessità del sistema e per promuovere il riutilizzo di componenti, le soluzioni IBM supportano la creazione di applicazioni composite.

Utenti abilitati possono selezionare, a partire da un catalogo, i vari servizi applicativi disponibili per assemblare con rapidità – all'interno di una singola vista "in-box" o ambiente di lavoro integrato – qualsiasi tipo di applicazione o di componente informativa senza doversi preoccupare di definire l'origine o il formato dei singoli dati. Ad esempio, un'applicazione composita mirata a supportare il lavoro di un team di vendita potrebbe integrare i servizi di collaborazione standard di IBM Lotus® Notes® con componenti applicative di una "sales force automation" (SFA), i dati di un customer relationship management (CRM) e un'applicazione per l'immissione degli ordini.

Le applicazioni composite riducono l'esigenza di pesanti coinvolgimenti da parte del personale IT, facendo sì che informazioni comuni aziendali possano, allo stesso tempo, essere personalizzate ed accedute in tutta sicurezza e rapidità dagli stessi utenti finali.

Le singole funzionalità, inoltre, potranno essere facilmente utilizzate, modificate, spostate, consolidate o eliminate a seconda delle esigenze di business.

Strumenti integrati di gestione contenuti
Versioni non allineate di documenti di progetto creano confusione e possono portare i team a prendere decisioni sulla base di informazioni non precise o incomplete.

Le soluzioni collaborative IBM Lotus Software integrano funzionalità di gestione documentale che consentono di creare e modificare presentazioni, fogli elettronici e documenti. Un rapido e facile accesso a documenti centralizzati è integrato all'interno di applicazioni di uso comune quali e-mail e messaggistica istantanea.
Livelli di sicurezza basati sui singoli ruoli organizzativi regolano l'accesso alle informazioni e le possibilità di aggiornamento ai soli membri del team autorizzati, mentre la gestione centralizzata dei documenti semplifica il controllo delle varie versioni.

Poichè i tool integrati di gestione dei contenuti sono compatibili con i più diffusi formati di file è possibile utilizzare le singole applicazioni preferite per creare ed aggiornare i differenti documenti.

In questo modo, grazie ad un semplice accesso a contenuti completi ed aggiornati proprio nel momento in cui servono, i componenti di un team sono in grado di eseguire le azioni più appropriate e di prendere migliori e più tempestive decisioni.

Migliorare la collaborazione fra team attraverso spazi di lavoro su Web
IBM fornisce gli strumenti per abbattere barriere organizzative, geografiche ed applicative tra i vari membri di team distribuiti, utilizzando spazi Web per il lavoro di gruppo che mettono in contatto le più diffuse applicazioni desktop, repository di contenuti, nonchè servizi collaborativi informali quali wiki e blog.

Le modalità di collaborazione risultano trasparenti e naturali. La singole persone possono condividere informazioni in tempo reale senza vedersi intasare le proprie caselle di posta elettronica in entrata. Così, invece di scambiarsi copie non necessarie di file allegati, i membri di un team possono semplicemente accedere all'ultima versione disponibile dei documenti a partire da una vista di contenuti condivisi presente sulla barra laterale dell'area di lavoro personale.

Con le soluzioni IBM Lotus Software per la collaborazione, è possibile dotare i singoli team di una "postazione" protetta per coordinare task, discutere idee, condividere gli ultimi documenti e comunicare su decisioni ed azioni ottimizzando, così, la collaborazione fra team e velocizzando il completamento dei vari progetti.

Inoltre, sono disponibili dei modelli (template) applicativi che rappresentano un modo veloce ed efficace per avviare soluzioni specifiche mirate a supportare determinati processi di lavoro collaborativi come, ad esempio, la gestione del rilascio di prodotti e servizi o la gestione controllata di un braistorming teso a favorire la generazione di nuove idee. Tali modelli, pre-assemblati e utilizzabili immediatamente ma ugualmente personalizzabili, sono implementati secondo una logica di servizi web di tipo self-service che gli utenti autorizzati possono implementare senza necessariamente richiedere l'intervento del supporto tecnico IT e senza ricorrere a formazione.

Promuovere la ricerca di conoscenze comuni e la condivisione di informazioni attraverso le "reti sociali" Nel costruire rapporti di fiducia con altri colleghi, qualunque utente aziendale si comporta esattemente come un utente consumer, basandosi su interessi comuni, sulla disponibilità e le competenze raccolte e valutate.

All'interno di team di progetto e di organizzazioni commerciali fortemente distribuite, tuttavia, ci sono molte persone che spesso non si conoscono tra di loro o, addirittura, ignorano l'esistenza di colleghi in grado di fornire aiuto e valore ai progetti in corso.

Per aiutare a favorire la libera circolazione di idee fra persone di uguali interessi – anche in ambito aziendale – IBM ha iniziato ad applicare anche in contesti aziendali il concetto di reti sociali, ormai diffuso su Internet in ambito consumer.

Con i servizi di social networking presenti nelle soluzioni collaborative IBM Lotus Software, infatti, anche le aziende e le amministrazioni possono sfruttare in tutta sicurezza e semplicità conoscenze collettive, permettendo la costituzione di "dinamiche" comunità di interessi .

Le singole comunità possono agevolare le comunicazioni e le interazioni sicure fra i vari gruppi e filtrare contenuti di interesse in modo da sostenere e valorizzare il proprio capitale intellettuale, mantenendo nello stesso tempo piena focalizzazione sui processi di business. I team di lavoro, inoltre, possono trarre vantaggio da modelli di best practices per attività che potranno essere condivise attraverso team e reparti, potendo così migliorare qualità e prestazioni generali dell'azienda.

Profili e "bookmarking" per la condivisione di competenze organizzative
Ogni cambiamento organizzativo introduce delle problematiche e un momentaneo disallineamento tra le competenze delle persone specialmente in merito alla corretta valutazione delle conoscenze di chi conosce cosa.

Le funzionalità di "social bookmarking" (condivisione pubblica dei link a informazioni rilevanti) e la capacità di gestire profili personali sempre aggiornati rendono le soluzioni collaborative IBM Lotus Software lo strumento migliore per aiutare le singole persone a rimanere informate sulle variazioni organizzative che coinvolgono i propri colleghi e a scoprire nuove relazioni professionali, consentendo ricerche di possibili contatti sulla base di competenze ed interessi e non soltanto per posizione o sede geografica o magari per il nome di una persona.

Naturalmente, tutte queste funzionalità sono state implementate con una attenzione particolare alle esigenze di sicurezza e tracciabilità tipiche del mondo aziendale e si basano sull'utilizzo dei nomi reali delle persone con un processo di autenticazione sulla directory aziendale. La vera identità di una persona consente agli utenti di cercare informazioni aggiuntive in diversi database aziendali (quali la directory online e il Web aziendale). Ad esempio, se qualcuno sta cercando un collega esperto di codice Java™, potrebbe cercare di vedere chi ha pubblicato articoli su tale argomento e poi mandare una e-mail per ottenere più informazioni oppure sottoscrivere un "feed" sulle informazioni che la persona ha pubblicato sull'argomento. In questo modo, potrà facilmente trovare gli interlocutori di cui ha bisogno, nel momento giusto senza magari averli mai incontrati di persona.

I blog come forme di collaborazione spontanea per la risoluzione di problemi
Quando più persone operano nella stessa sede, possono verificarsi in modo del tutto naturale riunioni anche non pianificate. Nel caso invece di sedi fisicamente distanti, dovranno essere fornite altre occasioni di incontro per favorire questo tipo di interazioni spontanee durante le quali persone condividono idee che spesso fanno nascere nuovi approcci alle sfide di business.

Con l'utilizzo delle funzionalità di "social bookmarking" e dei blog, le persone vengono a conoscere rapidamente dove si trova un esperto all'interno della propria rete aziendale estesa. Hanno accesso a ciò che gli stessi esperti stanno leggendo e possono impegnarsi con loro liberamente e in tutta sicurezza per identificare opportunità di business, esplorare nuove idee e risolvere problemi. E queste capacità di collaborazione possono essere estese anche oltre il firewall aziendale in modo da favorire rapporti con clienti e business partner.

Aumentare il proprio ritorno degli investimenti sfruttando al meglio le infrastrutture esistenti
IBM è in grado di offrire la giusta combinazione di software, hardware e servizi per aiutare aziende ed amministrazioni pubbliche a raggiungere un rapido "time to value", indipendentemente dalle risorse IT già utilizzate.

Non è necessario buttare via o sostituire nulla di ciò che già esiste ed è così possibile implementare gradualmente le singole funzionalità desiderate integrando e capitalizzando, allo stesso tempo, gli investimenti IT già effettuati.

Integrarsi con le esistenti tecnologie
Per aiutare a proteggere e sfruttare al massimo gli esistenti investimenti IT, la famiglia di soluzioni collaborative IBM Lotus Software supporta un'ampia scelta di sistemi operativi client/server fra cui IBM i5/OS®, IBM z/OS®, IBM AIX®, Sun Solaris, Red Hat e SUSE Linux® (client/server), nonchè software Microsoft Windows (client/server), così come client Apple Macintosh.

Nessuna preoccupazione su come progettare la soluzione desiderata: è possibile ottenere risultati subito misurabili, senza dover sacrificare la flessibilità necessaria, per poter poi scalare non appena cambiano le esigenze di business.

Preservare i propri capitali
Inoltre, per aiutare le aziende ed amministrazioni ad iniziare con costi di avvio veramente ridotti, IBM offre forme di finanziamento estremamente flessibili. In questo modo è possibile integrare le soluzioni IT esistenti – hardware, software e servizi, di IBM o di terze parti – all'interno di un unico contratto di finanziamento con un'unica fattura di cui scegliere la periodicità.

Come risultato, è possibile ridurre costi e rischi iniziali dei progetti, preservando nello stesso tempo il ricorso a capitali per decisioni più flessibili mano a mano che si svilupperanno le tecnologie impiegate.

Snellire utilizzo e gestione Le soluzioni IBM Lotus Software sfruttano la tecnologia aperta e basata su standard di Eclipse Rich Client (RCP), nonchè funzionalità Java e Web 2.0, in modo da poter permettere l'implementazione di una piattaforma di collaborazione avanzata, sicura e flessibile, che sia più semplice da implementare, estendere e gestire per il personale IT.

Se state semplicemente potenziando il vostro software IBM Lotus Notes, funzioni automatizzate di provisioning, gestite direttamente dal server, elimineranno l'esigenza di dover raggiungere ogni singolo desktop.

Se la vostra soluzione comprende la piattaforma di messaggistica istantanea IBM Lotus Sametime® 7.5, IBM fornisce una suite di servizi di realizzazione per aiutarvi ad accelerare il rilascio di soluzioni di collaborazione in tempo reale.

E se scegliete la tecnologia IBM System i^TM, IBM vi offre un ambiente fatto di sistemi integrati, scalabili e sicuri con modelli pre-confezionati che sono progettati per supportare forme di collaborazione e funzionalità di telefonia IP.

Le organizzazioni potranno anche scegliere che sia IBM a gestire le loro applicazioni di collaborazione attraverso il servizio IBM Applications on Demand™, per accelerare il processo di rilascio ed ottimizzare l'utilizzo di budget e risorse IT.

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